1. Was versteht man unter einer Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung ist eine Dienstleistung, die all diejenigen Verwaltungstätigkeiten betrifft, die mit einer Immobilie einhergehen. Allerdings ist Hausverwaltung nicht gleich Hausverwaltung: Die Bezeichnung umfasst verschiedene Bereiche und kann sich auf WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder die Verwaltung von Gewerbeimmobilien beziehen.

Als Eigentümer sollten Sie diese 4 Arten der Hausverwaltung kennen:

• Die WEG-Verwaltung kümmert sich um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums eines Wohnhauses bzw. einer Wohnanlage.
• Bei der Mietverwaltung kümmert sich der Verwalter um die Verwaltung vermieteter Häuser im Auftrag des Eigentümers.
• Die Sondereigentumsverwaltung betreut die Verwaltung von vermieteten Eigentumswohnungen.
• Die Verwaltung von Gewerbeimmobilien umfasst die Verwaltung von Gebäuden, die hauptsächlich zu gewerblichen Zwecken genutzt werden.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Sie den Unterschied zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum verstehen.

Gemeinschaftseigentum umfasst alle Teile des Gebäudes, die allen Eigentümern gemeinsam gehören. Dazu zählen bspw. das Treppenhaus, der Fahrstuhl, das Dach oder der gemeinschaftliche Garten. Für die Verwaltung ist der WEG-Verwalter zuständig.

Unter Sondereigentum versteht man hingegen eine abgeschlossene Einheit mit Wohnzweck, wie z. B. eine Wohnung. Sondereigentum ist vom Eigentümer selbst zu verwalten bzw. kann er die Verwaltung an Drittanbieter als Dienstleistung übergeben.

2. Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung? 

Das Aufgabenspektrum von einer Hausverwaltung ist breit gefächert und lässt sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen:

‍Kaufmännische Aufgaben: Auf kaufmännischer Ebene ist der Hausverwalter für die wirtschaftliche Betreuung des Wohngebäudes bzw. der Wohnanlage im Auftrag der Eigentümer verantwortlich und kümmert sich u. a. um folgende Themen:

• Laufende Buchführung
• Einbeziehung des Hausgeldes von den Wohnungseigentümern
• Erstellung der Nebenkostenabrechnung
• Begleichung von Rechnungen (bspw. von Dienstleistern)
• Aufstellung der Wirtschaftsplanung
• Mietzins von Mietern einbeziehen und verwalten

Technische Aufgaben: In einem Wohngebäude sind immer wieder Renovierungsarbeiten notwendig, bei denen die Expertise eines Hausverwalters benötigt wird. So übernimmt die Hausverwaltung vor Beginn der Bauarbeiten die Beurteilung des Bauzustandes und kümmert sich um die Planung des Projekts. Sobald die Baumaßnahmen in vollem Gange sind, tritt der Hausverwalter in der Rolle eines Koordinators auf. Die Beobachtung und Kontrolle der Baufortschritte gehören dann zu den wichtigsten Aufgaben! Die Hausverwaltung übernimmt diese Rolle auch bei der energetischen Sanierung des Gebäudes.

Neben der Instandhaltungs-Thematik gibt es aber auch eine Reihe von kleineren technischen Aufgaben und Pflichten, die tagtäglich erledigt werden müssen. So sind Hausverwalter auch für die Kontrolle und den Betrieb von technischen Einrichtungen verantwortlich. Dazu zählen u. a. Fahrstühle oder elektrische Tore, die regelmäßig geprüft werden müssen.

Rechtliche Aufgaben: Ein Hausverwalter braucht gute juristische Kenntnisse, um ein Wohngebäude ordnungsgemäß verwalten zu können. Insbesondere bei der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es viele rechtliche Fallstricke zu beachten! Gute Kenntnisse über das WEG-Gesetz spielen bei dieser Thematik eine wichtige Rolle.

Zu den rechtlichen Aufgaben zählen u. a.

• die Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber Dritten,
• die Kontrolle der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben,
• die Verhandlung, der Abschluss und die Prüfung von Verträgen (z.B. mit Versicherungen).

Die verschiedenen Aufgaben werden nicht alle persönlich vom Hausverwalter getätigt. Vielmehr organisiert und koordiniert er die verschiedenen Tätigkeiten, damit alles ordnungsgemäß erledigt wird. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, per Beschluss erforderliche Aufgaben an andere externe Experten zu übertragen, wie z. B. einem Architekten oder einer Wartungsfirma.

Zudem sind die Aufgaben abhängig von der Art der Hausverwaltung! 

WEG-Verwalter übernehmen andere Aufgaben als Mietverwaltungen. So kümmert sich die WEG-Verwaltung bspw. nicht um die Einbeziehung des Mietzinses! Dafür ist die Mietverwaltung zuständig.

Außerdem hat der Gesetzgeber nur bei der WEG-Verwaltung das Tätigkeitsfeld klar definiert. So regeln die § 27 und § 28 im WEG-Gesetz die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sowie den Wirtschaftsplan und die Rechnungslegung.

Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, haben wir für Sie die wichtigsten Aufgaben des WEG-Verwalters zusammengestellt:

• Einhaltung der Hausordnung sorgen
• Maßnahmen für eine ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums treffen
• Aufstellung des jährlichen Wirtschaftsplans
• die Jahresabrechnung der Hausgelder vornehmen, inklusive der Einzelabrechnungen
• anfallende Buchführung erledigen
• Erhaltungsrücklagen verwalten
• die jährliche Eigentümerversammlung einberufen und organisieren
• die Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchführen
• Angebote einholen und Aufträge vergeben

3. Wie viel kostet eine Hausverwaltung? 

Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es leider nicht, da die Kosten für eine Hausverwaltung von verschiedenen Faktoren bestimmt werden.

Zu den Einflussfaktoren zählen u.a.:

• die räumliche Lage des Wohnobjekts
• der Zustand der Immobilie
• die Anzahl und Größe der Wohneinheiten
• die Art der Verwaltung (z.B. Miet- oder WEG-Verwaltung?)

Insbesondere die regionalen Unterschiede sind massiv! So können Sie in einer teuren Großstadt wie München mit deutlich höheren Verwaltungskosten als in kleineren Städten wie Erfurt oder Darmstadt rechnen. Und auch die Größe der Wohnimmobilie beeinflusst die Höhe der Kosten sehr stark. Als Faustregel gilt: je größer die Eigentumsgemeinschaft, desto geringer die Verwaltungskosten pro Wohnung.

Bei einer WEG-Verwaltung werden die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen über die Regelkosten oder eine pauschale Grundvergütung abgedeckt. Laut einer Umfrage des VDIV, schwanken die Verwaltergebühren zwischen 12,50 Euro und 46 Euro netto pro Monat, und aktuell planen 8 von 10 WEG-Hausverwaltern die Vergütungssätze, um bis zu 15 % anzuheben.

Zu den monatlichen Regelkosten können noch Sonderhonorare hinzukommen. Dies kann der Fall sein, wenn die Leistungen des Immobilienverwalters über den gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen hinausgehen. Sonderhonorare können z. B. für außerordentliche Eigentümerversammlungen, Mahnungen und Mahnverfahren oder die Betreuung von Sanierungsmaßnahmen vereinbart werden.

Fazit für Sie als Eigentümer: Eine professionelle externe Hausverwaltung kann in der heutigen Zeit sehr schnell kostspielig werden.

Doch es gibt deutlich günstigere Alternativen! Bei der WEG-Selbstverwaltung übernehmen die Miteigentümer die Koordination der verschiedenen Verwaltungsaufgaben. Die Honorare für einen professionellen Verwalter fallen daher weg. Die Kosten, die durch die Selbstverwaltung entstehen (z. B. Portokosten, Kosten für Software oder digitale Selbstverwaltung …) werden unter allen Miteigentümern laut Verteilerschlüssel aufgeteilt.

4. Unterschied zwischen Hausverwalter und Hausmeister

Manchmal werden die Begriffe Hausverwalter und Hausmeister bzw. Hauswart verwechselt. Beide haben mit Eigentümergemeinschaften zu tun, haben aber unterschiedliche Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten. Dementsprechend kann ein Hausverwalter nicht mit einem Hausmeister gleichgesetzt werden!

Ein Hausverwalter übernimmt alle Verwaltungstätigkeiten bspw. einer WEG und vertritt diese als juristische Person, während sich ein Hausmeister überwiegend um handwerkliche Tätigkeiten kümmert (Reinigung des Treppenhauses, Winterdienst, Auswechseln von Glühbirnen). Der Hausmeister kann vom Hausverwalter angestellt werden.

5. Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Hausverwaltung 

Wer kann der Tätigkeit als Hausverwalter nachgehen?

Prinzipiell kann jede Person in Deutschland Hausverwalter werden und eine (externe, gewerbliche) Hausverwaltung gründen.

Seit 2018 sind externe Hausverwaltungen allerdings erlaubnispflichtig und müssen als Gewerbe angemeldet werden. Dazu genügt es nachzuweisen, eine Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen zu haben, sich um regelmäßige Weiterbildung zu kümmern (20 Stunden in drei Jahren) und einen Nachweis über die eigene Zuverlässigkeit und geordnete Vermögensverhältnisse zu erbringen.

Die WEG-Reform hat im Jahr 2020 den zertifizierten Hausverwalter eingeführt! Doch was bedeutet das? Durch die Änderungen sind ab Dezember 2022 bzw. Juni 2024 eine Zertifizierung der WEG-Verwaltung notwendig.

Neben spezialisierten Hausverwaltungsunternehmen bieten auch Immobilienagenturen Hausverwaltung an.

Kann ein Wohnungseigentümer Hausverwalter sein? 

Ja! Die sogenannte WEG-Selbstverwaltung macht es möglich! Bei diesem Modell kann sich ein Wohnungseigentümer als interner Verwalter in einer Wohnungseigentümerversammlung oder durch einen Umlaufbeschluss bestellen lassen. Dieses Modell eignet sich für sehr viele Eigentümergemeinschaften, da es flexibler und kostengünstiger als eine traditionelle Hausverwaltung ist.